5 Tipps, wie Mitarbeiter dank KI produktiver werden

Es ist eine Tatsache: KI verändert, wie wir arbeiten. Die fortschreitende Digitalisierung und Organisationsumbrüche tun ihr Übriges. Hieraus ergeben sich neue Möglichkeiten, mit Leistung zu glänzen, aber auch eine größere Anfälligkeit für Produktivitätseinbrüche aufgrund von Komplexität, Abstimmungsschwierigkeiten und selten genutzten Arbeitsmitteln. 

Heute sind Unternehmen erfolgreich, die ihre Technologiestrategie an den übergeordneten Geschäftszielen ausrichten. Sie nutzen Technologie nicht nur, um Workflows zu optimieren, sondern um die Arbeitsplatzproduktivität nachweisbar und nachhaltig zu steigern. IT-Manager sollten sich fragen: Welche Technologien schärfen unseren Fokus, räumen Hürden aus dem Weg und maximieren die Produktivität im gesamten Unternehmen? 

Mehr Produktivität am Arbeitsplatz dank Technologie

1. Mit Automatisierung und KI IT-Workflows optimieren 

Routineaufgaben in der IT und die manuelle Entstörung kosten Zeit und schmälern die Produktivität. Hier setzen Automatisierung und KI an. Wenn Routineprozesse automatisch ablaufen, können Technologiemanager strategische Initiativen ins Visier nehmen, die das Unternehmen wirtschaftlich voranbringen. 

Die Standardaufgaben übernehmen beispielsweise Chatbots sowie automatisierte Tools für das Erstellen von Tickets und das Beheben von Fehlern. So weit, so bekannt. Weniger bekannt hingegen ist die Tatsache, dass mittlerweile auch die Erkennung, Entstörung und Lösung von Problemen automatisch ablaufen können, ohne dass Mitarbeiter überhaupt etwas davon mitbekommen.  

Nehmen wir zum Beispiel eine Richtlinie zum Erzwingen von Neustarts. Das IT-Team muss dann nur einen automatisierten Workflow anlegen, der die gesamte Umgebung auf Geräte überprüft, die nicht innerhalb eines bestimmten Zeitraums neu gestartet wurden. Das System präsentiert dem Nutzer zunächst ein Pop-up mit einer Handlungsaufforderung. Erfolgt bis zum Fristende keine Reaktion seitens des Nutzers, geht der Workflow automatisch dazu über, den Neustart zu erzwingen. So ist für Compliance gesorgt, Leistungseinbußen werden weitgehend verhindert und Sicherheitsrisiken minimiert – und all das ohne menschliches Zutun. 

Für IT-Manager hat dies einige Vorteile, zum Beispiel: 

• Weniger Level-1-Tickets und Anfragen für die Problemeinstufung 
• Proaktive Fehlerbehebung, die den zeitlichen Aufwand für die Problemlösung (MTTR) senkt 
• Bessere Compliance und stärkere Gerätesicherheit dank Richtliniendurchsetzung 
• Mehr Zeit für Innovationen, da die Teams weniger Routineaufgaben erledigen müssen 

2. Technologieakzeptanz fördern und deren Nutzung optimieren 

Wenn Mitarbeiter die ihnen zur Verfügung stehenden Tools effektiv nutzen können, sind sie leistungsfähiger. Die Anlagen dafür bringt die Technologie schon mit sich. Digital Adoption Platforms und die Nachverfolgung der KI-Nutzung geben IT-Teams Einblicke und Hinweise, mit deren Hilfe sie das technologische Potenzial in der Umgebung ausschöpfen können. 

Mit In-App-Anleitungen, Schulungen bei Bedarf und KI-gestützten vorausschauenden Analysen unterstützen Digital Adoption Platforms eine souveräne Nutzung der Technologie. Mitarbeiter sind weniger frustriert und eher bereit, die neuen Technologien zu nutzen – um schlussendlich durch höhere Produktivität davon zu profitieren.  

Doch nicht nur die Anwender profitieren von akzeptanzfördernden Tools, auch die IT-Abteilung hat etwas davon: weniger Supporttickets und weniger Aufwand, um die Mitarbeiter an neue Technologien heranzuführen. Wenn Mitarbeiter ihre Tools schneller kompetent nutzen können, ist dies positiv für die Lizenzauslastung, was auf geschäftlicher Ebene bedeutet, dass sich Software-Investitionen rentieren. 

Im Arbeitsalltag findet KI immer stärker Anwendung, weshalb Unternehmen nicht umhinkommen, ihre Nutzung flächendeckend nachzuverfolgen. Das Monitoring der KI Nutzung, zum Beispiel mit AI Drive, zeigt IT-Managern, wie KI genutzt wird, wo noch die Akzeptanz fehlt und wie sie Mitarbeiter bei der Nutzung effektiv unterstützen können. Sie erfahren, wenn Nutzer unzulässige KI-Tools verwenden wollen und können sie auf zulässige Optionen verweisen. Auf diese Weise kann das Unternehmen seine KI-Nutzung messbar machen und zweckbezogen und entschieden vorantreiben. Durch den Produktivitätszuwachs kann es sich für später stärker aufstellen.  

3. Cloudbasierte Tools für die Zusammenarbeit und Kommunikation nutzen 

Kooperationsplattformen wie Microsoft Teams, Zoom und Slack sind mittlerweile entscheidend für die Teamproduktivität und aus dem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Sie müssen immer verfügbar sein, da sonst die Produktivität leidet. 

Plattformen wie diese verfügen über fortschrittliche Funktionen zur Steigerung der Produktivität und Effizienz bei der Arbeit. Tools wie Copilot für Microsoft Teams zum Beispiel können Besprechungsinhalte zusammenfassen, Aufgaben hervorheben und Antworten für den Chat vorschlagen. Doch wo Licht ist, da ist auch Schatten: Der Effizienzgewinn durch solche Funktionen ist an deren Verfügbarkeit gekoppelt und so werden die Mitarbeiter abhängiger von der jeweiligen Plattform. Jede Unterbrechung hat also einen verstärkten Effekt auf die Arbeitsplatzproduktivität. 

Für IT- und EUC-Verantwortliche besteht die Aufgabe also darin, die Plattformnutzung so reibungslos wie möglich zu gestalten. Hierzu müssen die Anrufqualität, Konnektivität und Leistung überwacht werden, und zwar nicht nur global, sondern auf Ebene der einzelnen Nutzer, Geräte und Standorte.  

Bei Problemen im Netzwerk, beispielsweise mit der Anrufqualität in einem Büro, zeigen Kontextdaten, ob ein Netzwerkausfall, ein fehlkonfiguriertes Gerät oder einfach ein zu großer Abstand zwischen Mitarbeiter und WLAN-Router dahintersteckt. IT-Teams nutzen Lösungen wie Collaboration Experience für umfangreiche Einblicke, um Probleme schnell einstufen und lösen zu können, bevor sie die Produktivität beeinträchtigen. 

4. Daten für die fundierte Entscheidungsfindung nutzen 

Die IT-Abteilung ist nicht nur dafür zuständig, die IT-Systeme am Laufen zu halten. Mit der richtigen Technologie haben IT-Manager alle Informationen und Möglichkeiten, um sich als strategische Business-Partner zu positionieren – fernab von der alltäglichen Entstörungsarbeit.  

Sobald das IT-Team weiß, an welchen Stellen es bei den Mitarbeitern hakt, zum Beispiel aufgrund von langsamen Geräten, Engpässen bei der Bandbreite oder selten genutzter Software, kann es Produktivitätshemmnisse proaktiv beseitigen. 

Durch die richtigen Daten und Einblicke gewinnen IT-Teams das Selbstvertrauen, auf die Geschäftsführung einwirken zu können: 

• Mit gezielten Investitionen, die die Arbeitsplatzproduktivität direkt steigern, z. B. Geräte-Upgrades oder mehr Bandbreite 
• Mit der Anpassung der Software-Bereitstellung an die tatsächliche Arbeitsweise der Mitarbeiter, um die Nutzung der Tools zu optimieren 
• Mit Informationen für die Führungsetage über das Potenzial von Technologie als Leistungs- und Innovationstreiber 

IT-Manager, die die Technologieleistung direkt mit der Mitarbeiterleistung verknüpfen, helfen dem Unternehmen dabei, effizienter zu arbeiten, und können für sich beanspruchen, einen entscheidenden Beitrag zu Mitarbeiterproduktivität, -effizienz und -zufriedenheit zu leisten. Einblicke dieser Art stärken auch die Rolle der IT in puncto unternehmerische Entscheidungen. Dank ihnen erhalten Führungskräfte ein Stimmrecht bei Investitionen und Initiativen für reibungslosere Abläufe und erhöhte Arbeitsplatzproduktivität. 

5. Eine Kultur des kontinuierlichen Lernens und Fortbildens fördern 

Angesichts einer äußerst dynamischen Technologielandschaft sind kompetente Mitarbeiter das A und O für Produktivität. Diese Kompetenzen müssen aber gefördert und gefordert werden. Mitarbeiter, die sich immer weiter fortbilden und neuen Herausforderungen stellen, arbeiten effizienter, sind offener für neue Tools und besser in der Lage, die Innovationsfähigkeit des Unternehmens zu unterstützen. 

Bei diesem Prozess spielt Technologie eine entscheidende Rolle. KI-gestützte Lernplattformen, personalisierte Lernpfade und Microlearning-Module direkt im täglichen Arbeitsablauf sorgen dafür, dass relevante, praxisbezogene Inhalte schnell zugänglich sind und erfasst werden. Hilfsmittel wie diese helfen Mitarbeitern, ihre Fähigkeiten auszubauen, ohne dass die Produktivität darunter leidet. Gleichzeitig erlernen sie den effektiven Umgang mit neuen Technologien. Die Belegschaft wird dadurch immer kompetenter, änderungsbereiter und effizienter. Das hat direkten Einfluss auf das Geschäftsergebnis. 

Aber Achtung: Kontinuierliches Lernen führt nur dann zum Erfolg, wenn sich die Personal- und die IT-Abteilung genau darüber abstimmen. Lernprogramme müssen an die Geschäftsstrategie angelehnt, auf die Geschäftsziele ausgerichtet und nahtlos in den Geschäftsalltag integriert werden. 

Nutzen Sie KI-gestützte Arbeitsplatzproduktivität in vollem Umfang für sich 

Mit den oben erläuterten Maßnahmen – von Automatisierung und KI über Digital Adoption bis zu kontinuierlichem Lernen – können IT-Teams die Arbeitsplatzproduktivität nachweislich verbessern. Allerdings kommt es nicht allein auf die Werkzeuge an. Ohne die richtige Einstellung der Mitarbeiter wird sich kein Erfolg einstellen: Sie müssen Veränderungen und einer neuen Arbeitsweise gegenüber offen sein. 

Bei dieser Umstellung spielen Führungskräfte eine entscheidende Rolle. Führungskräfte müssen den Zweck und die Vorteile der Neuerungen am Arbeitsplatz überzeugend darlegen und Mitarbeiter müssen willens sein, sie zu übernehmen und zu erlernen. Das Unternehmen muss dies durch passende Prozesse, Anleitung und Unterstützung ermöglichen. 

In Unternehmen, die fähige Köpfe, optimierte Abläufe und leistungsstarke Plattformen miteinander kombinieren, wächst das IT-Team über sich hinaus: vom Systemverwalter hin zum strategischen Faktor für Arbeitsplatzproduktivität, mit einem nachweisbaren Nutzen für das gesamte Unternehmen. 

Produktiver arbeiten mit Nexthink 

Mit Nexthink erhalten IT-Teams einen Kompletteinblick in die digitale Umgebung, sodass Probleme erkannt, analysiert und behoben werden können, ehe sie die Arbeitsplatzproduktivität beeinträchtigen. 

Dank Echtzeiterkennung, Ursachenanalyse, KI-gestützter Entstörung und vielem mehr sorgt die Nexthink-Plattform dafür, dass IT-Teams Problemen einen Schritt voraus bleiben und Störungen von vornherein vermeiden können. Auf diese Weise können die Mitarbeiter sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren. 

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Ihr Personal produktiver und die IT zum strategischen Partner der Geschäftsführung werden kann, informieren Sie sich hier über Nexthink.