La guida definitiva per l'ottimizzazione delle licenze software
Ottimizzare le licenze software è un'attività IT importante e costosa. Si prevede che il solo settore SaaS genererà 883,34 miliardi di euro entro il 2029, perché l'utilizzo di applicazioni SaaS non sarà solo più diffuso ma onnipresente. Il workplace oggi è prevalentemente digitale e molte aziende sono passate o stanno passando a sistemi totalmente basati sul cloud.
Tuttavia, il proliferare di applicazioni SaaS basate sul cloud e il contestuale uso delle applicazioni on-premise esistenti crea maggiori complessità ai team IT. La proprietà delle licenze difficilmente fa capo a un unico reparto, ma è distribuita tra diversi gruppi di utenti e questo complica il monitoraggio della proprietà delle licenze. Se i titolari delle licenze software sono i reparti marketing, risorse umane, engineering e altri, chi è il responsabile per la gestione?
Questa situazione può rendere la gestione dei costi delle applicazioni SaaS quasi impossibile per il reparto IT medio. Come puoi sapere qual è il numero di licenze distribuite nella tua azienda se non hai i dati degli endpoint? Come puoi scoprire se quelle licenze sono in uso o se stanno accumulando polvere digitale sull'endpoint perché inattive?
Tuttavia, gestire e controllare i costi delle licenze software in azienda è fondamentale per un'attività in salute. Questa guida spiega come creare una strategia per ottimizzare le licenze software bilanciando le esigenze dei collaboratori e quelle dell'azienda, in modo da risparmiare sul budget senza ridurre la produttività dei dipendenti.
Cos'è l'ottimizzazione delle licenze software?
È una strategia il cui obiettivo è rendere l'acquisto di una singola licenza software, o di un gruppo di licenze, il più efficiente ed economico possibile grazie alla gestione del conteggio delle licenze software e del loro utilizzo e costo.
Ogni licenza software ha un suo contratto d'uso che comprende termini e condizioni, aggiornamenti e supporto e un modello di pagamento. In genere, una licenza software equivale a un collaboratore o a una "postazione". Ma molte aziende perdono denaro a causa di licenze inutilizzate e di software ridondante in caso di over-provisioning o di mancato controllo dell'inventario. Per risolvere questo problema, l'IT può adottare una strategia di ottimizzazione delle licenze basata sull'utilizzo del software.
Cos'è l'ottimizzazione delle licenze software basata sull'uso?
I sistemi IT tradizionali consentono ai team di monitorare in larga parte l'ambiente tecnologico, ma l'endpoint rimane un punto cieco. Per raccogliere i dati di utilizzo in questo modo i team IT dipendono da fonti di dati non affidabili, come i sondaggi tra i collaboratori.
È chiaro che i team possono tagliare le licenze sulla base di questi dati limitati, ma è un approccio che comporta rischi significativi. Tagliare le licenze solo per soddisfare i requisiti di risparmio sui costi, senza dati sull'utilizzo, può privare alcuni dipendenti di applicazioni per loro essenziali, con un effetto negativo sulla produttività dei collaboratori e dell'azienda.
L'ottimizzazione delle licenze software basata sull'uso può risolvere questo problema.
Questa strategia di ottimizzazione basata sull'uso, sfrutta le principali metriche di utilizzo e il confronto dei dati per facilitare decisioni più intelligenti e convenienti. Le metriche di utilizzo e le viste tipiche includono, per esempio:
- Dispositivo (marca e modello)
- Utilizzo da parte dell'utente finale
- Tempo di utilizzo
- Utilizzo medio al giorno/mese/anno (in base ai dati binari che l'IT ritiene rilevanti)
- Esecuzioni medie del software al giorno/mese/anno (in base a tutte le esecuzioni che l'IT ritiene rilevanti)
- Ultima attività dell'utente finale
- Pattern di utilizzo
- Rapporto di utilizzo della licenza
Questo elenco non è esaustivo ma è un buon punto di partenza per migliorare la propria strategia sulle licenze software.
Come raccogliere i dati basati sull'utilizzo
Per prima cosa, è necessario uno strumento di gestione dell'esperienza digitale dei collaboratori che includa un agente endpoint per raccogliere i dati di telemetria. Questo agente endpoint rileverà e classificherà tutte le applicazioni presenti sul dispositivo, sia desktop che web, per raccogliere i dati sul loro utilizzo.
Una volta ottenuti questi dati, lo strumento giusto può fornire dashboard di misurazione del software per filtrare e visualizzare i dati in base all'utilizzo del software. In questo modo puoi sapere quali dispositivi utilizzano molto una determinata applicazione, quali la utilizzano poco e quali dispositivi (e utenti) non utilizzano affatto le varie applicazioni.
I reparti IT possono quindi usare questi dati sull'utilizzo per capire quali licenze vengono usate di frequente, raramente o mai. Puoi rimuovere facilmente le licenze inutilizzate con azioni da remoto, oppure avviare una campagna di engagement rapida per contattare i dipendenti e chiedergli se hanno bisogno o meno dell'applicazione. In questo modo, l'IT può ridurre la spesa per le applicazioni software in tutta l'azienda in modo sicuro, mantenendo alta la produttività dei dipendenti o dell'azienda.
I vantaggi dell'ottimizzazione delle licenze software
Ottimizzare la tua strategia sulle licenze software può tradursi in enormi risparmi e vantaggi per la tua azienda:
1. Recuperi budget pagando solo per le postazioni necessarie
Il primo e più evidente vantaggio di questa ottimizzazione basata sull'uso è il risparmio sui costi. Con questo approccio puoi ridurre in modo sicuro ed efficace i costi delle licenze software, eliminando solo quelle non utilizzate.
Secondo le nostre stime, le postazioni inutilizzate costano al settore IT 536 milioni di dollari all'anno. Il report di una recente ricerca sulle licenze software, basato su un campione di 6 milioni di dispositivi anonimi di clienti in tutto il mondo, ha rivelato che non viene utilizzata circa la metà (49,96%) di tutti i software installati e delle applicazioni SaaS con licenza. Ampliando il ragionamento, abbiamo calcolato che le postazioni non utilizzate richiedono al settore IT una spesa annua di 536 milioni di dollari.
Immagina di poter recuperare il 30, 40 o addirittura il 50% del tuo budget. Potresti reinvestire questi risparmi in ricerca e sviluppo, assumere nuovo personale o risparmiare per le giornate in cui l'IT è più sotto pressione.
I clienti Nexthink utilizzano le funzionalità di misurazione delle licenze software offerte dai nostri prodotti per risparmiare sul budget riducendo la spesa per le licenze. Ascolta come uno dei nostri clienti, Flutter Entertainment, è riuscito a risparmiare 500.000 dollari rimediando al problema delle licenze in questo breve video.
2. Riduci i tempi MTTR e i ticket del service desk
In che modo l'eliminazione e la riallocazione delle licenze software aiuta il service desk? La prima ragione è forse ovvia: riducendo le applicazioni inutili che rallentano dispositivi e collaboratori, i dispositivi funzionano meglio, i dipendenti trascorrono meno tempo su applicazioni che non capiscono e il service desk riceve meno ticket.
Inoltre, se un collaboratore vuole e utilizza un determinato software installato sul suo dispositivo, significa che è competente e a suo agio nel proprio ambiente di lavoro digitale. Questa "familiarità digitale" aiuta a centrare due obiettivi: elimina i ticket L1 causati da semplici domande sull'UX e, se un dipendente contatta il service desk per una domanda, è probabile che conosca meglio l'applicazione e utilizzi un linguaggio più tecnico, rendendo più facile per l'IT capire e risolvere il problema.
I clienti Nexthink registrano significative riduzioni dei tempi MTTD e MTTR, un risultato che deriva in gran parte dalle funzioni di dashboarding e di analisi basata sull'utilizzo della nostra piattaforma. Un ospedale statunitense ha documentato un risparmio di 1,7 milioni di dollari in un anno grazie alla riduzione dei ticket e al tempo di produttività recuperato dal service desk.
3. Aumenta la produttività dei dipendenti
Una strategia software basata sull'utilizzo aiuta a incrementare la produttività dei dipendenti perché consente all'IT di relazionare i dati del software con il sentiment dei collaboratori. Ad esempio, se l'IT nota un calo nell'utilizzo del software, questo può indicare che il vero problema è legato al software stesso (come un messaggio di errore o un difetto UX) oppure ad altre ragioni. Tuttavia, è anche possibile che il collaboratore abbia nuovi incarichi lavorativi e non gli serva più quella specifica licenza software. Ciò che conta è che l'IT abbia a disposizione dati contestuali intelligenti con cui lavorare e non debba tirare a indovinare.
4. Velocizza i tuoi progetti di trasformazione digitale
Un altro vantaggio è che l'accesso ai dati di utilizzo del software aiuta l'IT a realizzare i progetti di trasformazione in modo più rapido ed efficiente. Infatti, monitorando gli utenti che interagiscono con il software prima, durante e dopo il rollout, l'IT può intervenire al momento giusto e tenere traccia di un ROI quantificabile. Identifica i super-user che possono aiutarti a promuovere l'applicazione, individua gli utenti che hanno difficoltà o che non adottano l'applicazione, quindi contattali per offrirgli una formazione aggiuntiva e favorire un'adozione corretta. Monitora in modo proattivo i tuoi progetti di trasformazione digitale in ogni fase, per gestire problemi tecnici importanti o problemi degli utenti finali prima che si verifichino.
5. Ridurre l'impatto ambientale generato dai troppi server
Hai valutato in che misura l'utilizzo del tuo software influisce sugli obiettivi di sostenibilità ambientale della tua organizzazione? Le server farm consumano una quantità considerevole di energia, con un impatto ambientale significativo. Riducendo il numero di licenze software aziendali, le tue scelte strategiche come reparto IT possono avere un impatto positivo sull'ambiente, oltre che sui tuoi collaboratori e sul tuo budget. Iniziative di green IT come questa non solo contribuiscono alla stabilità dell'ambiente e agli obiettivi di CSR, ma migliorano anche la reputazione dell'IT presso i vertici aziendali.
5 consigli per la tua strategia di ottimizzazione delle licenze software
1. Conduci audit sull'utilizzo del software per negoziare meglio con i vendor SaaS
Se non dispongono dei dati giusti, i leader IT partono svantaggiati nelle trattative con i software vendor. I fornitori infatti incoraggiano l'acquisto massiccio di licenze e, senza un quadro chiaro di ciò che i collaboratori utilizzano e di ciò di cui hanno bisogno, i leader IT spesso si ritrovano a spendere troppo senza rendersene conto.
Un audit completo sull'utilizzo del software consente di evitare il problema e aiuta a condurre trattative più mirate per garantire all'azienda risparmi di lungo periodo.
Questo audit risponderà a importanti domande sui pattern di utilizzo, tra cui:
- Quali licenze sono installate ma non vengono utilizzate?
- Quali licenze vengono utilizzate poco?
- Quali licenze vengono utilizzate regolarmente?
Questi dati possono aiutare i leader IT a negoziare i contratti successivi, riducendo il numero di licenze non utilizzate e pagando solo ciò di cui l'organizzazione ha bisogno.
2. Crea Personas digitali accurate basate su tratti IT binari e variabili per allocare in modo intelligente le licenze software
L'IT deve gestire un problema complesso:
Come dare le opzioni giuste alle persone giuste? Scegliere un approccio unico è molto facile: tutti ad esempio ricevono lo stesso computer portatile. Ma questo non soddisfa le esigenze di tutti e non è un sistema efficiente per gestire l'esperienza digitale. Scegliere allora una personalizzazione estrema? Questo in effetti risponde alle esigenze di tutti, ma è una scelta costosa e richiede molto lavoro.
Tuttavia, la creazione intelligente di Personas può aiutare l'IT nella seconda opzione, senza sprecare risorse o budget.
Per seguire questo approccio, bisogna prima organizzare i collaboratori utilizzando tratti IT binari e variabili.
Tratti IT binari
- Le metriche che rientrano in questa categoria sono chiare: o sei qualcosa o non lo sei.
- I tratti binari possono essere 1:1, oppure 1:Molti; ad esempio, una Personas definita può essere "utenti che necessitano di sistemi con 16 CPU-core", che può avere come qualifica un semplice Sì/No.
Tratti IT variabili
- Le metriche di questa categoria sono in genere calcoli numerici o "building block" che misurano un singolo costrutto, come ad esempio la quantità di tempo in cui Microsoft Excel viene utilizzato durante la giornata lavorativa (nota che non ci si chiede solo "MS Excel è stato installato o no?").
- I tratti variabili non dicono all'IT soltanto quali sono i comportamenti di un collaboratore, ma anche in che misura il collaboratore li mette in atto.
Quando crei una Personas, devi combinare caratteristiche sia binarie sia variabili per qualificare e organizzare meglio i tipi di utenti. Ad esempio, se vuoi creare una Personas per gli "sviluppatori", puoi includere le specifiche applicazioni in uso per gli sviluppatori (variabile), oltre ai requisiti di consumo (binario), in modo da identificare chi necessita di spazi di lavoro come sviluppatore anche se non ricopre quel ruolo.
3. Monitora l'uso del software da parte dei collaboratori per tagliare i costi
Un audit una tantum sull'utilizzo del software offre dati importanti, ma non sufficienti per avere un quadro accurato di quanto sia gonfiata la spesa software. L'utilizzo del software da parte dei collaboratori cambia nel tempo, quindi il team IT deve monitorarlo regolarmente per individuare nuove opportunità di riduzione dei costi.
Grazie a dashboard che monitorano in modo non invasivo l'uso del software, i team IT possono vedere il software sottoutilizzato e scegliere le iniziative da adottare per ridurre i costi. Questo non significa per forza eliminare le licenze sottoutilizzate. È possibile invece avviare un dialogo diretto con i collaboratori e fornirgli le best practice per un migliore utilizzo del software, per poi determinare quali licenze rappresentano effettivamente uno spreco finanziario.
4. Combina i dati sull'utilizzo e il sentiment dei dipendenti per prendere decisioni migliori e più informate
Partendo dall'ultimo consiglio, è importante ricordare che anche se un software viene usato solo occasionalmente, non significa che non sia fondamentale per un determinato collaboratore.
Ecco perché è importante combinare i dati di utilizzo con quelli relativi al sentiment e feedback dei dipendenti. I riscontri forniti dai collaboratori e l'analisi delle loro abitudini software consentono ai leader IT di attivare iniziative per ridurre i costi senza causare interruzioni alla produttività dei dipendenti.
5. Ripeti regolarmente i passaggi precedenti per rinnovare, ridurre o riallocare le licenze software
I quattro step precedenti sono un modo sicuro di ottimizzare le licenze software, ma vanno eseguiti regolarmente per adattarsi alle nuove abitudini e procedure dei dipendenti.
Le Personas dei collaboratori devono essere riesaminate e aggiornate nel tempo. Gli audit sull'utilizzo del software inoltre devono essere ricorrenti, soprattutto quando i responsabili IT avviano le trattative di rinnovo con i fornitori di software. Ripetendo questo processo, la suite di software aziendale migliorerà di continuo in termini di valore per i dipendenti, ma al minor costo possibile.
In che modo Nexthink semplifica l'ottimizzazione delle licenze software
Nexthink aiuta l'IT a indagare ogni aspetto relativo al software aziendale: utilizzo per utente, tempo di utilizzo, pattern di utilizzo, licenze parallele e altro. In particolare, grazie all'efficace combinazione di visibilità end-to-end e visualizzazione intuitiva dei dati di Nexthink, i team IT possono:
- Scoprire e misurare l'utilizzo del software da parte dei collaboratori grazie ai nostri dashboard di misurazione del software e alle configurazioni personalizzate. Inoltre, offriamo soluzioni per monitorare il rapporto di utilizzo delle licenze per le applicazioni SaaS. I team IT possono recuperare subito l'elenco degli utenti a cui è stata fornita una licenza, ma che hanno usato l'applicazione in modo limitato o non l'hanno usata affatto.
- Ridurre le licenze sottoutilizzate/inutilizzate con azioni remote automatizzate e campagne di coinvolgimento dei collaboratori che raccolgono i feedback e i consensi degli utenti.
- Riassegnare le licenze recuperate agli utenti che ne hanno bisogno tramite automazioni e campagne di coinvolgimento dei collaboratori. Le azioni remote di Nexthink possono attivare qualsiasi sequenza di attività di SCCM, applicazioni e programmi.
Scopri come Nexthink semplifica l'ottimizzazione delle licenze software in questo rapido video di 2 minuti:
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