La guía definitiva sobre optimización de licencias de software
La optimización de licencias de software es una parte importante y costosa de las competencias del departamento de TI. Se espera que solo el sector del software como servicio (SaaS) genere unos 883 340 millones de dólares de aquí a 2029 conforme el uso de las aplicaciones SaaS pasa de ser algo común a estar omnipresente. El puesto de trabajo actual es eminentemente digital, y muchos negocios ya han trasladado todos sus sistemas a la nube o están en proceso de hacerlo.
Sin embargo, esta proliferación de aplicaciones SaaS basadas en la nube coexiste con las aplicaciones locales de siempre, lo que supone una fuente de complejidad para los departamentos de TI. La propiedad de las licencias no suele concentrarse en un único departamento. Lo más habitual es que se encuentre repartida entre diferentes grupos de usuarios, por lo que hacer un seguimiento de ella no es nada fácil. Si los departamentos de marketing, RR. HH. o ingeniería, por poner solo unos ejemplos, tienen todos licencias de software, ¿quién se encarga de gestionar tal despliegue?
Todo esto hace que, para un departamento de TI medio, sea prácticamente imposible asumir el coste de todas esas aplicaciones SaaS. ¿Cómo puede contabilizar las licencias que hay implementadas en su empresa si no tiene acceso a los datos de los endpoints? ¿Cómo puede saber si esas licencias se utilizan o si simplemente están «cogiendo polvo digital» en el endpoint?
Aun así, gestionar y controlar el coste de las licencias de software de la empresa es fundamental para garantizar el buen funcionamiento del negocio de forma continuada. En esta guía, le mostraremos cómo diseñar una estrategia de optimización de licencias de software que mantenga un equilibrio entre las necesidades de los empleados y las necesidades del negocio, para que pueda reducir los costes sin que la productividad de los empleados se vea afectada.
¿Qué es la optimización de licencias de software?
La optimización de licencias de software es una estrategia cuyo objetivo es crear una única licencia de software adquirida —o un grupo de licencias— que sea lo más rentable y eficaz posible, para lo cual se recurre a la gestión de los recuentos, el uso y el coste de las licencias de software.
Cada licencia de software viene acompañada de su propio acuerdo de usuario, condiciones, actualizaciones y soporte, y modelo de pago. Normalmente, una licencia de software equivale a un empleado o un «puesto». Sin embargo, muchas empresas pierden dinero porque hacen un aprovisionamiento excesivo o no llevan el inventario al día, lo que da lugar a licencias que no se utilizan y soluciones de software redundantes. Para solucionar este problema, los departamentos de TI pueden adoptar una estrategia de optimización de licencias que gire en torno al uso del software.
¿Qué es la optimización de licencias de software basada en el uso?
Aunque los sistemas de TI tradicionales permiten que los equipos monitoricen gran parte del entorno tecnológico, los endpoints siguen siendo un ángulo muerto. Para recopilar datos relacionados con el uso en este tipo de entornos, los departamentos de TI dependen de fuentes poco fiables, como las encuestas que se envían a los empleados.
Los departamentos pueden optar por limitar el número de licencias en base a estos datos limitados, pero esa decisión entraña un riesgo importante. Reducir el número de licencias con el único propósito de cumplir con las medidas impuestas para ahorrar costes y sin tener en cuenta los datos relacionados con el uso puede hacer que se eliminen aplicaciones esenciales para los empleados, lo que supondría un fuerte varapalo para su productividad y para el rendimiento del negocio.
En ese sentido, la optimización de licencias de software basada en el uso puede ser de gran ayuda.
La optimización de licencias de software basada en el uso es una estrategia que emplea métricas de uso y comparaciones clave para tomar decisiones más inteligentes y rentables. Algunas de las vistas y métricas relacionadas con el uso más habituales incluyen, entre otras:
- Dispositivo (marca y modelo)
- Utilización del usuario final
- Tiempo de utilización
- Promedio del uso por día/mes/año (basado en las características binarias que TI considere relevantes)
- Promedio de las ejecuciones del software por día/mes/año (basado en las ejecuciones que TI considere relevantes)
- Fecha de la última actividad del usuario final
- Patrón de uso
- Ratio de uso de la licencia
Esta lista no incluye todas las métricas que se podrían tener en cuenta, pero es un buen punto de partida si lo que busca es mejorar su estrategia de licencias de software.
Cómo recopilar datos relacionados con el uso
En primer lugar, necesita una herramienta de gestión de la experiencia digital del empleado que incluya un agente de endpoint para recopilar datos de telemetría. Este agente de endpoint detectará y clasificará todas las aplicaciones del dispositivo, tanto las aplicaciones web como las de escritorio, para recopilar datos sobre la utilización de cada una de ellas.
Una vez que tenga esos datos, la herramienta adecuada le ofrecerá cuadros de mando de medición del software que incluyen funciones de filtrado y visualización de los datos según el uso del software. Así, podrá saber qué dispositivos registran un uso elevado de una aplicación determinada, qué dispositivos registran un uso bajo y qué dispositivos (y usuarios) directamente no hacen ningún uso de la aplicación.
Los departamentos de TI pueden utilizar los datos relacionados con el uso para determinar si las licencias se utilizan con frecuencia, se utilizan muy de vez en cuando o no se utilizan nunca. Elimine las licencias que no se utilicen mediante acciones remotas o póngase en contacto con los empleados con una breve campaña de comunicación para confirmar si necesitan o no la aplicación. Así, el departamento de TI podrá reducir el gasto en aplicaciones de software en toda la empresa sabiendo que no va a eliminar ninguna importante y sin que la productividad de los empleados ni el rendimiento del negocio se vean afectados.
Ventajas de la optimización de licencias de software
La optimización de la estrategia de licencias de software puede reportar una reducción notable de los costes e importantes ventajas a su negocio:
1. Recupere parte del presupuesto al utilizar solo los puestos que necesita
La ventaja principal y más evidente de la optimización de licencias de software basada en el uso es el ahorro de costes. Con este enfoque, puede reducir los costes derivados de las licencias de software con eficacia y sin cometer errores, ya que solo estará eliminando las licencias que no se utilicen.
En un informe de investigación reciente, analizamos el uso de las licencias de software en una muestra compuesta por 6 millones de dispositivos de clientes anónimos de todo el mundo. Durante el estudio, observamos que prácticamente la mitad (el 49,96 %) de todo el software instalado y las aplicaciones SaaS con licencia no se utilizaba. Teniendo en cuenta esa información, nuestra estimación es que los puestos sin utilizar generan unos costes de 536 millones de dólares anuales al sector de TI.
Piense en todo lo que podría hacer si recuperase un 30, un 40 o incluso un 50 % de su presupuesto. Podría invertir ese dinero en iniciativas de I+D, contratar a nuevos empleados o guardarlo en un fondo de emergencia de TI.
Los clientes de Nexthink usan nuestros productos y las capacidades para medir las licencias de software que incluyen para reducir el gasto en licencias y, por tanto, ahorrar dinero. Eche un vistazo a este breve vídeo en el que uno de nuestros clientes, Flutter Entertainment, explica cómo logró ahorrar 500 000 dólares corrigiendo sus licencias de software.
2. Reduzca los tickets que se envían al departamento de soporte y el MTTR
¿Cómo beneficia la eliminación y reasignación de licencias de software al departamento de soporte? El primer motivo puede que sea obvio: al haber menos aplicaciones innecesarias sobrecargando los dispositivos y a los empleados, los dispositivos funcionan mejor, los empleados pierden menos tiempo utilizando aplicaciones que no entienden y el número de tickets que se envían al departamento de soporte se reduce.
Además, los empleados que tienen el software que quieren y utilizan instalado en su dispositivo suelen sentirse más cómodos y mejor capacitados en su puesto de trabajo digital. Esta «familiaridad digital» ofrece una doble ventaja: por un lado, elimina los tickets de nivel 1 con preguntas básicas sobre la experiencia del usuario (UX) y, por el otro, si un empleado se pone en contacto con el departamento de soporte para hacer una pregunta, es probable que esa persona conozca mejor la aplicación y utilice un lenguaje más técnico, lo que ayudará al equipo de TI a entender y corregir el problema.
Los clientes de Nexthink registran una reducción notable del tiempo medio de detección (MTTD) y el tiempo medio de resolución (MTTR), y gran parte de ese éxito se debe a los análisis basados en el uso y las funciones del cuadro de mandos de nuestra plataforma. Un hospital de EE. UU. ahorró 1,7 millones de dólares en un año gracias a la reducción de los tickets, lo que a su vez se tradujo en una mayor productividad del departamento de soporte.
3. Mejore la productividad de los empleados
Una estrategia de software basada en el uso contribuye a mejorar la productividad de los empleados porque permite al departamento de TI corroborar los datos del software con la opinión de los usuarios. Por ejemplo, el departamento de TI observa que el uso de una solución de software ha bajado. Esto puede significar que existe un problema en el software —como un mensaje de error o un fallo de UX— u otra cosa distinta. También puede ser que el empleado que utilizaba ese software tenga nuevas responsabilidades en su puesto de trabajo y que ya no necesite utilizar esa licencia de software en particular. Lo importante es que el departamento de TI tenga acceso a información útil sobre el contexto para que así no tenga que malgastar su tiempo haciendo conjeturas.
4. Acelere sus proyectos de transformación digital
Asimismo, los datos relacionados con el uso del software pueden ayudar al departamento de TI a poner en marcha proyectos de transformación más rápidos y eficientes. Al supervisar la interacción de los usuarios antes, durante y después del despliegue del software, el departamento de TI puede intervenir en el momento oportuno y hacer un seguimiento para lograr un ROI cuantificable. Identifique a los usuarios más avanzados para que promocionen la aplicación. Encuentre a los usuarios que estén teniendo dificultades y fiche a los que se estén resistiendo a utilizarla para enviarles formaciones adicionales y garantizar una buena adopción. Monitorice todas las etapas de su proyecto de transformación digital de manera proactiva para anticiparse a cualquier problema técnico grave y solucionar los incidentes de los usuarios finales incluso antes de que ocurran.
5. Minimice el impacto medioambiental de la proliferación de servidores
¿Se ha parado a pensar en el impacto que tiene su uso del software en los objetivos de sostenibilidad medioambiental de la empresa? Las granjas de servidores son grandes consumidores de energía, por lo que su impacto medioambiental es enorme. Al reducir el número de licencias de software de la empresa, las decisiones estratégicas del departamento de TI pueden beneficiar tanto al medio ambiente como a los empleados y al presupuesto. Este tipo de iniciativas de TI sostenibles no solo contribuyen a preservar el medio ambiente y a lograr los objetivos de responsabilidad social corporativa (CSR), sino que también mejoran la opinión que tienen los directivos del departamento de TI.
5 consejos para diseñar una buena estrategia de optimización de licencias de software
1. Realice auditorías del uso del software para negociar mejor con los proveedores de SaaS
Si los responsables de TI no disponen de los datos adecuados, se sentarán a la mesa de negociación en una clara posición de desventaja. Los proveedores de software, evidentemente, intentarán convencerles para comprar el máximo de licencias y muchas veces los responsables de TI acaban adquiriendo más licencias de las que necesitan porque no saben con exactitud qué software utilizan sus empleados y qué necesitarán en el futuro.
Si los responsables de TI conocen bien el uso que hacen del software los empleados, podrán evitar este problema y cerrar mejores tratos que, a largo plazo, ahorren dinero a la empresa.
La auditoría que realice dará respuesta a una serie depreguntas relevantes sobre los patrones de uso; por ejemplo:
- ¿Qué licencias instaladas no se están utilizando?
- ¿Qué licencias se utilizan poco?
- ¿Qué licencias se utilizan con frecuencia?
Disponer de estos datos ayudará a los responsables de TI a negociar los contratos en consecuencia. Así, disminuirá el número de licencias que se quedan sin utilizar y la empresa solo pagará por las que necesita.
2. Cree perfiles digitales precisos basados en características de TI binarias y variables que permitan asignar las licencias de software de manera inteligente
El departamento de TI se enfrenta a un difícil dilema:
¿Cómo pueden saber si están tomando las decisiones correctas para satisfacer las necesidades de las personas adecuadas? Las estrategias universales son fáciles de adoptar —por ejemplo, asignar el mismo modelo de portátil a todos los empleados—, pero no satisfacen las necesidades de todo el mundo y no son muy eficientes a la hora de gestionar la experiencia digital. ¿Deberían optar entonces por la personalización extrema? Esto les permitiría satisfacer las necesidades de todo el mundo, pero sería un proceso laborioso y caro.
Si se hace bien, la creación de perfiles puede ayudar a TI a implementar una personalización extrema sin malgastar recursos ni fondos.
Para ello, debe clasificar a los empleados mediante características de TI binarias y variables.
Características de TI binarias
- Las métricas que pertenecen a categoría están bien definidas; básicamente, o se es algo o no se es.
- Las relaciones pueden establecerse de uno a uno (1:1) o de uno a varios (1:N); esto significa que un perfil definido como «usuarios que necesiten sistemas con una CPU de 16 núcleos» puede expresarse con una sencilla pregunta de sí/no.
Características de TI variables
- Las métricas de esta categoría suelen ser cálculos numéricos o «elementos constitutivos» que miden un constructo individual, por ejemplo, el tiempo total que se utiliza Microsoft Excel durante la jornada laboral. Por lo tanto, ofrecen información más avanzada que la que se obtiene al responder a una pregunta como «¿se ha instalado Microsoft Excel?».
- Las características variables no solo muestran a TI el comportamiento que tiene un empleado, sino que también indican el grado en el que incurre en ese comportamiento.
A la hora de crear un perfil, deberá combinar características tanto binarias como variables que permitan clasificar y organizar mejor los distintos tipos de usuarios. Por ejemplo, si quiere crear un perfil para «Desarrolladores», podría incluir las aplicaciones de desarrollo concretas que están utilizando (característica variable) y también sus requisitos de consumo (binaria) para identificar a aquellas personas que necesiten puestos de trabajo de desarrolladores aunque, por lo general, no hagan el trabajo de un desarrollador.
3. Monitorice activamente el uso que hacen los empleados del software para evitar que el coste se dispare
Auditar el uso del software de manera puntual ofrecerá información valiosa, pero no será suficiente para hacerse una idea precisa del incremento del gasto en software. El uso que hacen los empleados del software varía a lo largo del tiempo, por lo que los departamentos de TI deben monitorizarlo y buscar posibles oportunidades para reducir los costes continuamente.
Si disponen de cuadros de mando en los que se monitoriza el uso del software de manera no invasiva, los departamentos de TI podrán ver cuál no se está usando lo suficiente y decidir qué medidas tomar en consecuencia para tratar de reducir los costes en software. Esto no quiere decir que vayan a deshacerse de las licencias que no se estén usando lo suficiente; pueden ponerse en contacto con los empleados directamente y proporcionarles mejores prácticas para optimizar el uso del software y, más adelante, determinar qué licencias son realmente un gasto de dinero innecesario.
4. Combine las opiniones de los empleados con los datos de uso para tomar decisiones en base a los datos
En relación con el consejo anterior, es importante que tenga en cuenta lo siguiente: un software puede ser esencial para que un empleado específico desarrolle bien su trabajo y aun así solo utilizarse de forma puntual.
De ahí la importancia de combinar los datos relativos al uso con los comentarios de los empleados. Si corroboran estos comentarios de los empleados con sus hábitos de uso del software, los responsables de TI lo tendrán más fácil para reducir costes sin provocar interrupciones involuntarias que mermen la productividad de los empleados.
5. Repita los pasos anteriores con regularidad para renovar, reducir o reasignar licencias de software
Las cuatro medidas que acabamos de ver constituyen un método eficaz para optimizar el uso de las licencias de software, pero deben repetirse cada cierto tiempo conforme vayan cambiando los hábitos de los empleados y los procesos que siguen.
Asimismo, habrá que revisar y actualizar los perfiles de los empleados. Las auditorías del uso del software deberían realizarse de forma recurrente, sobre todo cuando los responsables de TI vayan a iniciar negociaciones con algún proveedor de software. Repetir el proceso garantizará que el conjunto del software de una empresa ofrezca cada vez más valor a los empleados al menor coste posible.
El método de Nexthink para simplificar la optimización de licencias de software
Nexthink brinda al departamento de TI la capacidad de detectar todos los aspectos del software de la empresa, como la utilización por usuario, el tiempo de utilización, los patrones de uso, las licencias paralelas, etc. En concreto, Nexthink ofrece una potente combinación de visibilidad integral y visualización de datos intuitiva con la que el departamento de TI puede:
- Descubrir y medir la utilización del software de los empleados mediante cuadros de mando de medición del software y configuraciones personalizadas. Además, ofrecemos soluciones para hacer un seguimiento del ratio de uso de la licencia de las aplicaciones SaaS. El departamento de TI podrá obtener al instante una lista de los usuarios que tienen una licencia pero que han utilizado poco la aplicación o que ni siquiera la han utilizado.
- Reducir las licencias que no se utilizan lo suficiente o que directamente no se utilizan con acciones remotas automatizadas o campañas de Employee Engagement para obtener comentarios y autorizaciones.
- Reasignar las licencias recuperadas a los usuarios que las necesitan con automatizaciones y campañas de Employee Engagement. Las acciones remotas de Nexthink pueden activar cualquier secuencia de tareas de SCCM, aplicación o programa.
Descubra cómo Nexthink simplifica la optimización de licencias de software en este breve vídeo de 2 minutos:
Si desea obtener más información sobre cómo Nexthink puede ayudarle con su proyecto de optimización de licencias de software, solicite una demostración hoy mismo.
